【企画職向け】システム開発の全工程をわかりやすく解説
atsushi
企画のためのプロジェクトマネジメント
プロジェクトマネジメント用語集：初心者向けにわかりやすく解説！
atsushi
PMO、WBS、スコープとか横文字が多すぎて意味が分からない・・
こんな悩みを解決します！
この記事では、プロジェクトでよく使われるPM、PO、PMO、WBS、スコープ、キックオフなどの用語を解説します。実際のプロジェクトでそれぞれの言葉がどのように使われるか、具体例なども交えて初心者にもわかりやすく説明します。
この記事を読むことで、プロジェクトを効率的に進めるために必要な知識が身につき、プロジェクトマネジメントをより理解しやすくなると思います！
Contents
1. 登場人物系の用語
関係者が多いプロジェクトでは、各登場人物も横文字・カタカナ・省略系がよく使われて、初心者には非常に難しいと思います。ここでは、よく使われる登場人物系の用語について解説していきます。
1-1. PMとは？
PM（プロジェクトマネージャー）はプロジェクトを計画・実行・管理する責任者です。プロジェクトの成功を確保するために、スコープやスケジュールの策定、リソースの管理、リスクの把握と対応などを行います。
※ 同じPMでもプロダクトマネージャーはまた別の役割なので注意
プロジェクトマネージャーの役割は、プロジェクトが予定通りに進行し、目標を達成するために必要な各種作業を統括することです。主な役割として以下のような点が挙げられます。
PMの役割
- スコープの策定：プロジェクトの目標を明確化し、プロジェクトの範囲を定義します。スコープを明確にすることで、プロジェクトの成果物や進捗がコントロールしやすくなります。
- スケジュールの策定：プロジェクトの作業スケジュールを計画します。タスクの順序や期限を考慮し、プロジェクトの期日を遵守するためのスケジュールを立てます。
- リソースの管理：プロジェクトに必要な人材、予算、設備などのリソースを適切に配分し、プロジェクトの成功に必要なリソースを確保します。
- リスクの把握と対応：プロジェクトが直面するリスクを予測し、それに対する対策を立案します。リスクマネジメントを行い、プロジェクトのリスクを最小限に抑えます。
- ステークホルダーとのコミュニケーション：プロジェクトの関係者（ステークホルダー）と積極的にコミュニケーションを図ります。ステークホルダーの要望を理解し、プロジェクトの成果物が期待通りになるよう調整します。
PMとPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の違い
PM（プロジェクトマネージャー）とPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）は、両者ともプロジェクトに関わる役職ですが、役割と範囲には違いがあります。非常に似ている言葉なのですが、役割が全然違うので要注意です。
ざっくり言うと、PMOはPMの支援部門です。PMを助けるために動くチームのことです。
1. 役割と範囲の違い
PMOは組織全体のプロジェクトマネジメントを支援する部門です。プロジェクトの標準化、情報共有、ベストプラクティスの普及などを担当し、組織レベルでプロジェクトの効率性を向上させます。
一方で、PMは特定のプロジェクトを計画・実行・管理するプロジェクトの責任者です。具体的なプロジェクトの成果物や目標を達成するためのタスクやスケジュールの策定、リソースの管理、リスクの対応などを行います。
2. 管理対象の違い
PMOは複数のプロジェクトを統括し、組織全体のプロジェクト管理を行います。一方で、PMは特定のプロジェクトに焦点を当て、そのプロジェクトの成功を確保します。
3. 影響力の違い
PMOは組織の上層部と連携し、プロジェクトマネジメント戦略の策定や組織文化の整備に影響力を持ちます。一方で、PMはプロジェクトの実行に直接携わり、ステークホルダーとのコミュニケーションや問題解決に重点を置きます。
組織がPMとPMOの役割をうまく組み合わせることで、プロジェクトの成功率を向上させることができます。PMが個別のプロジェクトの成功を確保し、PMOが組織全体のプロジェクトマネジメントを支援することで、プロジェクトの成果を最大化し、組織の成長に寄与します。
1-2. POとは？
プロジェクトオーナー（Project Owner）は、プロジェクトの責任者であり、プロジェクトのビジョンや目標を確立し、成功に向けての指針を提供します。プロジェクトマネージャー（PM）との比較を交えながら、役割と責任を解説します。
※ 同じPOでもプロダクトオーナーはまた別の役割なので注意
POの役割
POはプロジェクト全体の総責任者です。PMよりも上位者がPOになり、プロジェクト全体のあらゆる責任と決定権を持ちます。
POの役割
- プロジェクトのビジョンや目標を明確に定義し、ステークホルダーとの共通理解を築きます。
- プロジェクトの成功に向けた戦略的な判断を行い、リソースの確保やスコープの決定など重要な意思決定を行います。
- プロジェクトの進捗と目標達成を定期的に監視し、必要に応じて調整・改善を行います。
- ステークホルダーとのコミュニケーションを強化し、関係者の期待に応えるよう努めます。
PMとPOの違い
- 役割と責任： PMはプロジェクトの計画・実行・管理に責任を持ち、タスクの割り当てや進捗管理など具体的なタスクを担います。一方、プロジェクトオーナーはプロジェクトの成功をリードし、ビジョンの策定や戦略的な判断を行うリーダーシップを発揮します。
- 焦点と範囲： PMは日々のプロジェクト遂行に焦点を当て、スケジュールやリソースの管理に注力します。プロジェクトオーナーは長期的な視点を持ち、プロジェクト全体の目標達成に向けた戦略を考えます。
- 関与とコミュニケーション： PMはプロジェクトチームと密に連携し、進捗確認や課題解決を行います。プロジェクトオーナーはステークホルダーとの強化されたコミュニケーションを重視し、プロジェクトの成功に向けたサポートを行います。
プロジェクトオーナーとPMがチームと協力し、各自の役割を理解し合うことで、プロジェクトの成功に近づくことができます。適切なリーダーシップとタスクの管理がプロジェクトの円滑な遂行に不可欠です。
1-3. PMOとは？
PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）は、組織全体のプロジェクトマネジメントを支援する部門です。プロジェクトの管理・運営を一元的にコントロールし、プロジェクトの成功に向けたサポートを行います。PMOの役割は組織によって異なる場合がありますが、以下に一般的なPMOの機能を解説します。
PMOの役割
- プロジェクトの標準化：PMOはプロジェクトの手法やプロセスを標準化する役割を担います。これにより、組織内のプロジェクトが一貫性を持ち、プロジェクトの成果をより高い品質で提供することができます。
- プロジェクト情報の共有：PMOはプロジェクトに関連する情報を収集し、組織内で共有します。情報の透明性が高まることで、他のプロジェクトチームや関係者との連携がスムーズになります。
- ベストプラクティスの普及：PMOは過去のプロジェクトで得られたベストプラクティスを収集・整理し、他のプロジェクトに適用するためのガイドラインを提供します。これにより、経験値を活かした効率的なプロジェクト運営が促進されます。
- プロジェクトの評価と改善：PMOはプロジェクトの進捗や成果物の評価を行います。問題点や課題を発見し、改善策を提案・実行することで、プロジェクトの成果を最大化し、リスクを最小化します。
1-4. ステアリングコミッティとは？
ステアリングコミッティ（ステコミ）はプロジェクトの意思決定を行う委員会のことです。重要な変更や戦略的な方針の承認など、プロジェクトに関する重要事項を検討し決定します。
ただし、すべてのプロジェクトにあるわけではなく、特に大規模なプロジェクトの場合に設置されることが多いです。ステアリングコミッティは主に以下のような役割を担っています。
ステコミの役割
- 意思決定の支援：ステアリングコミッティはプロジェクトの進行や目標達成に関する重要な事項を審議し、意思決定を行います。プロジェクトの方針や戦略に関する重要な決定は、ステアリングコミッティが合意を形成し、承認します。
- プロジェクトの方向性の確保：ステアリングコミッティはプロジェクトが進むべき方向性を確保する役割を果たします。プロジェクトが予算やスケジュール内で進行しているか、目標に向かって進んでいるかなどを確認し、必要に応じて方針の修正を行います。
- リスク管理とコントロール：ステアリングコミッティはプロジェクトのリスクを把握し、リスクがプロジェクトの目標達成に及ぼす影響を評価します。必要に応じてリスク対応策を検討し、プロジェクトの安定的な進行をサポートします。
- ステークホルダーとのコミュニケーション：ステアリングコミッティはプロジェクトのステークホルダーと積極的にコミュニケーションを取ります。ステークホルダーの要望や意見を把握し、プロジェクトの意思決定に反映させることで、ステークホルダーとの信頼関係を構築します。
1-5. ステークホルダーとは？
ステークホルダーはプロジェクトに影響を及ぼす利害関係者のことを指します。
例えば、顧客、利用者、経営陣、関係部署などが含まれます。ステークホルダーの要件を理解し、彼らとのコミュニケーションがプロジェクトの成功に不可欠です。
2. 作業・成果物系の用語
2-1. WBSとは？
WBS（Work Breakdown Structure）はプロジェクトのタスク一覧とスケジュールのことです。プロジェクトの各作業を可視化し、プロジェクト全体でやるべきこととスケジュールを把握しやすくします。
本来のWBSはタスクを詳細化したものですが、ガントチャートと組み合わされたものをWBSと呼ぶのが一般的です。
WBSはプロジェクトマネジメントにおいて非常に重要なツールです。プロジェクトのスコープを詳細に理解し、タスクを整理し、リソースの割り当てやスケジュールの策定などに活用されます。以下はWBSを作成する際のポイントです。
WBS作成のポイント
- プロジェクトの全体像を理解する： WBSの作成にはプロジェクト全体のスコープを理解することが不可欠です。プロジェクトの目標や成果物、ステークホルダーの要求事項を明確にしましょう。
- 階層構造を作る：WBSは階層構造を持つように作成します。最上位の見出し（Level 1）がプロジェクト全体を表し、それを細かなタスク（Level 2, Level 3, …）に分割していきます。階層構造によって、プロジェクトの全体像と詳細なタスクがバランスよく表現されます。
- 作業パッケージの明確化： WBSの各タスクは作業パッケージと呼ばれる管理可能なサイズに分割します。作業パッケージは、特定のリソースと時間枠で実行可能な単位となります。
- アウトカム指向の設計： WBSはプロジェクトの成果物を基に作成します。各タスクが具体的な成果物を生み出すように設計し、プロジェクトの成果物に焦点を当てます。
- 関連性と重複の排除：WBSを作成する際には、タスク間の関連性を考慮し、タスクの重複を排除します。効率的かつ明確なタスク分解が必要です。
- プロジェクトチームとの協力： WBSはプロジェクトマネージャーだけでなく、プロジェクトチームとの協力が必要です。プロジェクトメンバーの専門知識を活用して適切なタスク分解を行いましょう。
- 更新と精査：WBSはプロジェクトの進行に伴い変化する場合があります。プロジェクト進行中にもWBSを精査し、必要に応じて更新を行いましょう。
WBSの作成はプロジェクト全体を把握し、タスクを管理可能なサイズに分割するために不可欠なステップです。適切なWBSを作成することで、プロジェクトの効率性と成果を最大化することができます。
2-2. 要件定義書とは？
要件定義書はプロジェクトの目的を実現するために必要なこと（＝要件）を記載した文書です。顧客や利用者との共通理解を確立し、プロジェクトが目標を達成するための指針となります。
要件定義書はプロジェクトマネジメントにおいて非常に重要な文書であり、プロジェクトの成功に向けた基盤となります。要件定義書の内容はプロジェクトの種類や目的によって異なりますが、主に以下のような要素が含まれます。
要件定義書の要素
- 業務要件：プロジェクトが関連する業務に対する要件を記載します。業務プロセスや手順、要件を満たすための具体的な要素が含まれます。
- 機能要件：プロジェクトにおけるシステムや製品の機能に関する要件を記述します。具体的な機能や機能間の関連性が明確にされます。
- 性能要件：プロジェクトにおけるシステムや製品の性能に関する要件を記載します。性能の目標値や制約条件が含まれます。
- 品質要件：プロジェクトにおける成果物やサービスの品質に関する要件を示します。品質基準や検証手順が含まれます。
要件定義書はプロジェクトのステークホルダーとの共通理解を築く重要なコミュニケーションツールとしても機能します。
特に、システム開発を伴うプロジェクトの場合、要件定義書がシステム仕様を決める文書となります。そのため、要件定義書をどれだけ詳細に作成できるかが、プロジェクトの成功にかかわってきます。
ステークホルダーとのコミュニケーションを通じて要件定義書を共有し、フィードバックを収集し、プロジェクトの進行に反映させることがプロジェクトの成功に繋がります。
業務要件と機能要件の違い
要件定義書には業務要件と機能要件の2つの要件が含まれます。これらの要件はプロジェクトにおいて異なる側面を示す重要な要素です。
業務要件と機能要件の違い
- 業務要件：業務要件はプロジェクトが関連する業務に対する要件を示します。具体的な業務プロセスや手順、ビジネス上の要件が含まれます。業務要件の理解により、プロジェクトがどのような業務上のニーズに応える必要があるのかが明確になります。
- 機能要件：機能要件はプロジェクトにおけるシステムや製品の機能に関する要件を示します。具体的な機能や機能間の関連性が明確にされます。機能要件の理解により、プロジェクトがどのような機能を提供すべきかが明確になります。
業務要件と機能要件は相互に影響し合うことがありますが、異なる側面を持つ重要な要素です。業務要件はプロジェクトの目的を達成するための業務上の要件を明確にし、機能要件はその要件を満たすためのシステムや製品の機能に関する要件を示します。両方の要件を適切に把握し、要件定義書に明確に記載することで、プロジェクトの成功に向けた指針となります。
2-3. スコープとは？
プロジェクトのスコープは、プロジェクトで対象とする範囲を定義します。何が対象で何が対象ではないか、というのを可視化します。スコープの明確化はプロジェクトの目標達成に向けた方向性を示し、スコープ変更のコントロールにも重要です。
スコープはプロジェクトマネジメントにおいて特に重要な概念であり、プロジェクトの成果物や活動を具体的に定義することで、プロジェクトの成功を確保します。以下のような要素がスコープの一部として考慮されます。
スコープとして考慮すべきもの
- 業務の範囲：対象とする業務領域を定義します。業務フローを持ち出し、どこからどこまでをプロジェクトで対応するのかを決めます。併せて、対象外（＝スコープ外）とする業務領域も定義します。
- システムの範囲：対象とするシステムや画面、機能を定義します。併せて、対象外（＝スコープ外）とする領域も定義します。
- 成果物の範囲：スコープではプロジェクトが生み出す成果物について具体的に定義します。プロジェクトが提供する製品、サービス、ドキュメントなどの成果物が明確になります。
- 作業の範囲：スコープではプロジェクトに含まれる具体的な作業やタスクについて定義します。プロジェクトチームが実施する作業の範囲が明確になり、スケジュールとリソースの計画に活用されます。
スコープの切り方はプロジェクトの成果物や目標達成に大きな影響を与えます。スコープがあいまいな場合、プロジェクトの後半で「ここも対象だと思っていた」などと、関係者間で認識の齟齬が生じ、手戻りや遅延が発生することがしばしば起こりえます。
スコープの明確化はプロジェクトの成功に向けた重要なステップであり、プロジェクトマネジメントにおいて常に注力すべき領域です。
2-4. キックオフとは？
プロジェクトの開始時に行われるキックオフミーティングは、関係者が集まりプロジェクトの目的やスケジュールを確認し合う場です。チームビルディングやコミュニケーション促進にも役立ちます。
キックオフミーティングはプロジェクトがスタートする際に非常に重要なイベントであり、プロジェクトメンバーやステークホルダーにとってプロジェクトの全体像を共有し、チームの結束力を高める機会となります。以下にキックオフミーティングで行うべきことと一般的なアジェンダを解説します。
キックオフでやるべきこと
- プロジェクトの目的とビジョンの共有：キックオフミーティングではプロジェクトの目的やビジョンを全参加者に共有します。プロジェクトの意義や目標を理解することで、メンバーが目標に向かって協力意欲を高めることができます。
- スコープと成果物の確認：プロジェクトのスコープと具体的な成果物を確認し、プロジェクトの範囲を理解します。これによりプロジェクトチームが方向性を把握しやすくなります。
- チームビルディング：キックオフミーティングはプロジェクトメンバーやステークホルダーが集まる貴重な機会です。チームビルディングの活動を取り入れることで、チームの結束力や信頼関係を構築します。
- 役割と責任の明確化：各メンバーの役割と責任を明確にし、プロジェクトの遂行において誰がどのような役割を担当するのかを確認します。
- スケジュールとマイルストーンの説明：プロジェクトのスケジュールと重要なマイルストーンについて説明し、プロジェクトの進捗を把握するための指針を示します。
- コミュニケーションの促進：キックオフミーティングでは参加者同士のコミュニケーションを促進します。プロジェクトの進行において円滑なコミュニケーションが重要です。
次にキックオフの一般的なアジェンダを紹介します。 メンバーとの共通認識を作るためにもあらかじめプロジェクト計画書が完成していることが重要になります。
キックオフのアジェンダ
- イントロダクション
- プロジェクト概要説明（目的・課題・ゴールなど）
- タスク・スケジュール
- 体制・役割分担
- コミュニケーションルール
- Q&Aとディスカッション
- クロージング
キックオフミーティングはプロジェクトのスタートを成功させるための重要なステップです。参加者全員がプロジェクトの目標や方向性を理解し、共通の目標に向かって一体となって進めるためにも、十分な準備と円滑な進行が重要です。
3. その他の用語
3-1. ROIとは？
ROI（Return on Investment）は投資対効果の略です。プロジェクトに投資した費用に対してどれだけの利益が得られるかを示す重要な評価指標です。
ROIはビジネスにおいて非常に重要な指標であり、プロジェクトの評価や意思決定において広く利用されます。ROIの計算は簡単で、以下の式で示されます。
ROI = (利益 – 投資額) / 投資額 × 100
利益はプロジェクトから得られる収益や削減されるコストを指し、投資額はプロジェクトに投じる費用を指します。ROIの値が正の場合は投資に対して利益が得られていることを示し、値が負の場合は損失が生じていることを示します。ROIが高いほど、投資した費用に対してより多くの利益が得られていることを意味します。
ROIが重要な理由
- 投資判断の指標：ROIはプロジェクトやビジネスにおいて新たな投資を判断する際の重要な指標となります。ROIが高いプロジェクトは、投資した費用に対して高いリターンが期待できるため、優先的に選択される傾向があります。
- リスク評価：ROIはプロジェクトのリスク評価にも役立ちます。投資した費用に対してどれだけのリターンが得られるかを評価することで、リスクを適切に把握し、リターンが見込めるプロジェクトにフォーカスすることができます。
- リソース配分：限られたリソースを持つプロジェクトや組織では、ROIの高いプロジェクトにリソースを重点的に配分することで、効率的に成果を上げることができます。
- プロジェクトの成功評価：実行したプロジェクトの成果を評価する際にもROIは重要な指標となります。プロジェクトが設定した目標を達成し、投資した費用に対して適切なリターンを得られたかどうかを評価するために使用されます
ROIの考え方をプロジェクトマネジメントに導入することで、プロジェクトの経済的な効果を評価し、より戦略的な意思決定を行うことができます。ただし、ROIだけでプロジェクトを判断するのではなく、他の評価基準やリスク評価とのバランスを取りながら総合的な判断を行うことが重要です。
3-2. KGIとは？
KGI（Key Goal Indicator）はプロジェクトの成功を測るための指標であり、プロジェクトの目標達成度合いを評価するのに役立ちます。KGIはプロジェクトのゴールと直接的に関連しており、目標達成に向けた進捗を把握する際に重要な要素となります。KGIは特定の数値や基準で表されることが一般的で、プロジェクトの目標に合わせて定量的な評価が行われます。
一方、KPI（Key Performance Indicator）はプロジェクトの目標とは直接的には関連しないものの、プロジェクトの進行や成果を評価するための指標を指します。KPIはプロジェクトマネジャーや関係者がプロジェクトの進捗やパフォーマンスを定量的に把握する際に使用されます。KPIは定量的な評価が行われることが多く、具体的な数値や指標を用いて進行状況を把握します。
KGIとKPIの違い
- 関連性の違い：KGIはプロジェクトのゴールと直接的に関連しており、プロジェクトの目標達成度合いを評価します。一方、KPIはプロジェクトの目標とは直接的には関連しないものの、プロジェクトの進行や成果を評価するための指標となります。
- 目的の違い：KGIはプロジェクトの成功を測るための指標であり、プロジェクトのゴールに焦点を当てます。KPIはプロジェクトの進捗やパフォーマンスを評価するための指標であり、プロジェクトの管理や改善に役立ちます。
- 定量性の違い：KGIはプロジェクトのゴールに対する達成度合いを評価するため、一般的に定量的な評価が行われます。一方、KPIも定量的な評価が行われることが多いですが、中には主観的な要素が含まれる場合もあります。
- 使用目的の違い：KGIはプロジェクトのゴール達成度合いを測るための目標として設定されます。一方、KPIはプロジェクトの進捗や成果を定量的に把握するためにプロジェクトマネジャーや関係者が使用する指標です。
KGIとKPIは共にプロジェクトの評価に重要な役割を果たす指標ですが、異なる視点からプロジェクトを評価することで、より総合的な情報を得ることができます。プロジェクトマネジャーは適切なKGIとKPIを設定し、プロジェクトの進行状況や成果を的確に把握することで、プロジェクトの成功に寄与することができます。
3-3. KPIとは？
KPI（Key Performance Indicator）は主要業績評価指標のことで、プロジェクトの進捗や成果物の品質などを評価する指標です。プロジェクトの健全性を把握し、必要に応じて対策を講じるのに役立ちます。
KPIはプロジェクトの進行状況や成果物の品質など、プロジェクトのパフォーマンスを定量的に評価するための指標です。KPIはプロジェクトの目標達成に対する進捗を可視化し、進行状況を把握する際に非常に重要です。KPIは通常数値で表され、定量的な評価が行われます。プロジェクトマネジャーや関係者はKPIの値を監視することで、プロジェクトのパフォーマンスを把握し、必要な対策や改善を行うことができます。
一方、KGI（Key Goal Indicator）はプロジェクトの成功を測るための指標であり、プロジェクトのゴールとの関連性を重視して設定されます。KGIはプロジェクトの目標達成度合いを評価するための指標であり、プロジェクトの成功を測る際に使用されます。KPIと異なり、KGIはプロジェクトの目標に直接的に関連しています。
KPIとKGIは共にプロジェクトの評価に重要な役割を果たす指標であり、プロジェクトマネジャーや関係者は適切なKPIとKGIの設定と監視を行うことで、プロジェクトの成功に向けた戦略的な意思決定をサポートします。
まとめ
プロジェクトを進めるうちに出てくるであろう、横文字・カタカナ・略称などをまとめてきました。これらはプロジェクト関係者の中で日常的に飛び交う言葉です。なので、必ず覚えておきましょう。そうすることで、普段のコミュニケーションがよりスムーズになっていくはずです。
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プロジェクトマネジメント経験10年以上。システム開発系のPMだけでなく、企画・BPRなどのPMも多数経験。SIer、外資コンサル、自営業、事業会社といろいろな環境でのプロジェクト経験がある。