プロジェクトマネジメントの必要性とは？成功と失敗の事例で解説！

初心者PM

プロジェクトマネジメントってなんで必要なの？
やらないと、どんなマズいことになるの？

こんな疑問に答えます！

プロジェクトマネジメントを怠ることで、スケジュール遅延やコスト超過、チームのコミュニケーション不足などの問題が起こりうることを知り、それを防ぐ方法を学んでいきましょう！

1. プロジェクトマネジメントの重要性

プロジェクトマネジメントの重要性を知るためにも、まずはプロジェクトマネジメントとは何か？をおさらいしましょう。そのうえで、プロジェクトマネジメントを実践するメリットも説明してきます。

1-1. プロジェクトマネジメントとは何か？

プロジェクトマネジメントとは、企画・計画・実行・監視・制御・完了の一連のプロセスを通じて、目標を達成するために計画的に活動を進める手法です。

プロジェクトマネジメントでは、リソース（人、時間、コストなど）を最適に活用し、成果物を効率的に提供することが重要です。プロジェクトマネジメントは、様々な業界や分野で利用されており、成功したプロジェクトを達成するための不可欠な要素となっています。

1-2. プロジェクトマネジメントの役割とメリット

プロジェクトマネジメントには大きく2つの役割があります。

まずはプロジェクトの計画です。プロジェクト計画書を作る中で、目的・目標やスコープを明確に定義し、タスク、体制・役割分担、スケジュールなどを計画します。

2つ目はプロジェクトの管理です。当初にたてたプロジェクト計画に従って、進捗状況の監視や課題の管理を行います。併せて、プロジェクトマネージャーが中心となって、コミュニケーションの円滑化など、プロジェクト全体を統括する役割も重要です。

これらのプロジェクトマネジメントを行うメリットは、以下の点が挙げられます。

2. プロジェクトマネジメントの必要性を事例で解説

なぜプロジェクトマネジメントが必要なのか？について、事例を使って説明します。

2-1. 成功事例（プロジェクトマネジメントを実践したPJT）

まずは、成功事例から！

PJT概要

複数領域にまたがるシステムの大規模改修プロジェクト

PMの実践度

• プロジェクト計画：プロジェクト計画書を作成。背景・目的・目標、スコープ、タスク、体制、スケジュールを可視化。キックオフを実施して関係者と合意したのち、PJTをスタート。

• プロジェクト管理：週次で定例ミーティングを実施。その中で、進捗確認、課題確認を必ず実施。遅れや課題が発生した場合は、すぐさま原因を調べ対策を新たなタスクとして可視化。

結果

プロジェクトの開始時点で計画書を作り、関係者のあいだで合意していたため、方針がぶれることなくプロジェクトを進めることができた。プロジェクトの中でシステムの不具合が発見されたものの、あらかじめ関係者をすべて体制に含めていたため、早期に認識合わせを実施し、解決に向けて進むことができた。

スケジュールも細かくひけていたため、遅延しているかどうかはすぐにわかるようになっていた。そのため、遅延の早期発見もでき、最終的にはオンスケでプロジェクトを終了できた。

2-2. 失敗事例（プロジェクトマネジメントが不十分だったPJT）

次は、失敗事例です！

PJT概要

新商品の追加対応プロジェクト

PMの実践度

• プロジェクト計画：プロジェクト計画書を作成していない。タスク、体制、スケジュールはメモレベルで可視化しているものの、部分的にしかできておらず、抜け漏れが多い。関係者も洗い出せていない。

• プロジェクト管理：週次で定例ミーティングを実施。その中で、進捗確認、課題確認を実施。ただし、計画が不十分のため、遅延しているかどうかがわからない。

結果

プロジェクト開始時点で十分な計画を立てていないため、見切り発車となってしまった。タスクも全量が洗い出せていないため抜け漏れが多く、頻繁に手戻りや追加のタスクが発生した。それらが積み重なり、どんどんプロジェクトの期間が延長されていった。

システムの改修も必要なことはわかっていたものの、いざ手を付ける段階で、想定以上に直す必要があることが発覚。当初想定していた関係者では不足があり、人集めからやり直し。大幅なスケジュール遅延とコストの増加となってしまった。

3. プロジェクトマネジメントが行われない場合のデメリット

事例で見てきたように、プロジェクトマネジメントが実践されないと、プロジェクトはほぼ失敗してしまいます。改めて、プロジェクトマネジメントを実践しない場合の具体的なデメリットを確認しておきましょう。

3-1. スケジュール遅延とコスト超過

プロジェクトマネジメントが適切に行われないと、スケジュールの遅延や予算の超過が生じる可能性があります。そもそもプロジェクト計画がなかったりすると、作業の順序や優先度が定まらず、タスクが適切に割り当てられない場合があります。

課題管理が行われていない場合は、課題の発見が遅れ、作業の遅延につながることもあります。これらの要因が積み重なることで、スケジュールが大幅に遅れ、コストが膨れ上がる可能性が高まります。

3-2. コミュニケーション不足とチームのモチベーション低下

プロジェクトマネジメントが機能していない場合、プロジェクト内のコミュニケーション・ドキュメント管理ルールなどがなく、情報共有がスムーズに行われないことがあります。これらが積み重なることで、チームのコミュニケーションが機能しなくなり、チームの統制が取れなくなります。

結果として、チームのモチベーションが低下し、プロジェクトへの取り組みが鈍化することが考えられます。モチベーションの低下は品質や生産性にも悪影響を及ぼし、プロジェクトの成果物に悪影響を与える可能性があります。

まとめ

プロジェクトマネジメントの重要性を理解するために、プロジェクトマネジメントとは何か、その役割とメリットについて解説しました。また、成功と失敗の事例を使って、プロジェクトマネジメントが行われない場合にどうなるか？も解説してきました。

プロジェクトマネジメントは、目標達成やリソース最適化など、成功に必要不可欠な手法です。成功事例では計画的な進行がプロジェクトを成功へ導き、失敗事例では不十分なプロジェクトマネジメントが失敗の原因となりました。

スケジュール遅延やコスト超過、コミュニケーション不足がプロジェクトに及ぼす影響は大きく、チームのモチベーション低下や品質への悪影響を招きます。

プロジェクトマネジメントを理解し、実践することで、目標達成とプロジェクトの成功に近づけることができます。これらの知識を活用し、効果的なプロジェクトマネジメントを行うことが大切です。

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大和田 淳

プロジェクトマネージャー / ITコンサルタント

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プロジェクトマネジメント経験10年以上。システム開発系のPMだけでなく、企画・BPRなどのPMも多数経験。SIer、外資コンサル、自営業、事業会社といろいろな環境でのプロジェクト経験がある。